Certificado de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF: cómo obtenerlo
Si buscas el certificado de retenciones de tu nómina, debes obtenerlo de la empresa o pagador que practicó las retenciones. La AEAT te permite consultar los datos que le constan y pedir otros certificados tributarios, pero no son necesariamente el mismo documento.
Pide el certificado de retenciones a tu empresa o pagador: tiene la obligación de ponerlo a tu disposición antes de que comience el plazo de la declaración del IRPF. En la AEAT puedes consultar las retenciones declaradas en tus datos fiscales, pero esa consulta no sustituye al certificado expedido por el pagador.
Qué es el certificado de retenciones
Es el documento que expide el retenedor o pagador para acreditar las retenciones practicadas, los ingresos a cuenta efectuados y los demás datos del perceptor que deben figurar en la declaración anual del retenedor. Así lo establece el artículo 108.3 del Reglamento del IRPF.
En una relación laboral suele emitirlo la empresa; también puede expedirlo otro pagador, como una entidad que abona una prestación, un cliente que retiene a un profesional o una entidad financiera respecto de rentas sometidas a retención. Si te paga el SEPE, consulta cómo obtener su certificado de IRPF.
Para qué sirve: permite comprobar que los ingresos y las retenciones comunicados por el pagador coinciden con tus datos fiscales y con la declaración de la renta. Si un banco, una ayuda o cualquier otro trámite te pide acreditar ingresos, revisa el nombre exacto del documento exigido: podrían pedir una declaración de Renta o un certificado tributario de IRPF, no este certificado.
Quién debe entregarlo y cuándo
Debe expedirlo la persona o entidad obligada a retener o a efectuar ingresos a cuenta y ponerlo a disposición del perceptor antes de que se abra el plazo de presentación del IRPF. La AEAT incluye expresamente esta entrega entre las obligaciones del retenedor.
No es preciso esperar a que empiece la campaña para pedirlo. Muchas empresas lo facilitan mediante el portal del empleado, por correo electrónico o a través de nóminas o RR. HH. La obligación es ponerlo a disposición; no existe una única forma de entrega.
Cómo pedir el certificado a tu empresa o pagador
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Identifica al pagador y el ejercicio
Solicita un certificado a cada retenedor que te haya abonado rentas durante el año. Indica el ejercicio fiscal al que se refiere la petición.
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Pídelo por un canal que deje constancia
Escríbelo a nóminas, RR. HH., administración o al contacto del pagador. Incluye tu nombre, NIF y una dirección segura de entrega, sin enviar más datos personales de los necesarios.
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Comprueba el documento recibido
Revisa pagador, perceptor, ejercicio, importes íntegros y retenciones. Contrástalo con tus nóminas o facturas y, cuando estén disponibles, con los datos fiscales de la AEAT.
Qué puedes consultar y descargar en la AEAT
En la Sede de la AEAT puedes consultar tus datos fiscales del ejercicio o de ejercicios anteriores tras identificarte por uno de los sistemas admitidos. Allí aparecen los rendimientos y retenciones que constan en ese momento en las bases de datos de la Agencia Tributaria.
Esa información sirve para comprobar lo declarado por los pagadores y preparar la Renta, pero no es una copia del certificado emitido por la empresa. Si detectas una diferencia, compara el dato con el certificado, las nóminas o facturas y la documentación de pago antes de confirmar el borrador.
La AEAT también permite solicitar un certificado tributario de IRPF. Si presentaste la declaración, este certificado recoge información económica y personal de esa declaración; si no la presentaste y no estabas obligado, puede ser un certificado negativo de Renta con las imputaciones que consten. Tampoco sustituye al certificado del pagador.
Diferencias entre certificados, datos fiscales y modelo 190
| Documento | Quién lo emite o facilita | Qué acredita o muestra |
|---|---|---|
| Certificado de retenciones e ingresos a cuenta | Empresa, cliente u otro pagador retenedor | Tus percepciones, retenciones, ingresos a cuenta y demás datos comunicados por ese pagador. |
| Datos fiscales | AEAT | La información fiscal que consta en la AEAT para ayudarte a revisar y confeccionar la Renta. |
| Certificado tributario de IRPF | AEAT | Datos relativos a tu declaración de Renta o, cuando proceda, un certificado negativo con imputaciones. |
| Certificado del resumen del modelo 190 | AEAT | Los datos de la declaración anual modelo 190 presentada por el declarante, o la falta de presentación. |
El certificado tributario del resumen del modelo 190 se refiere a la declaración anual del retenedor. Por eso no es una vía alternativa para que cualquier trabajador descargue el certificado individual que debe entregarle su empresa.
Qué hacer si la empresa o pagador no te lo entrega
- Reclámalo por escrito e identifica el ejercicio solicitado.
- Conserva la petición y cualquier respuesta o justificante.
- Consulta tus datos fiscales para preparar la Renta, sabiendo que no sustituyen el documento del pagador.
- Si el incumplimiento continúa, puedes poner los hechos en conocimiento de la AEAT mediante una denuncia tributaria.
La falta de entrega está tipificada como infracción tributaria leve en el artículo 206 de la Ley General Tributaria, con una multa fija de 150 euros para el obligado que incumple. La AEAT permite presentar una denuncia tributaria por Internet, en una oficina o por correo.
Importante: consultar las retenciones en la AEAT puede ayudarte a no retrasar la revisión de la Renta, pero no libera al pagador de su obligación de expedir el certificado.
Qué información contiene el certificado
El contenido depende del tipo de renta. El modelo de certificado publicado por la AEAT contempla, entre otros, estos datos:
- Ejercicio fiscal y datos identificativos del pagador y del perceptor
- Percepciones dinerarias y en especie
- Retenciones practicadas e ingresos a cuenta efectuados y, en su caso, repercutidos
- Gastos fiscalmente deducibles y reducciones que procedan
- Dietas exceptuadas de gravamen y rentas exentas declaradas por el pagador
- Atrasos o reintegros de ejercicios anteriores, cuando existan
- Fecha, firma y sello de la persona o entidad pagadora
Si has tenido varios pagadores
Cada retenedor debe emitir su propio certificado por las rentas que haya satisfecho. Si cambiaste de empresa, cobraste una prestación o tuviste otros pagadores, reúne los certificados correspondientes y contrasta el conjunto con los datos fiscales. La suma que aparece en la AEAT no convierte esa consulta en un certificado único de todas las empresas.
Autónomos y profesionales: quién certifica las retenciones
Cuando una factura profesional está sujeta a retención, el profesional incluye la retención en la factura, pero el cliente o pagador actúa como retenedor: descuenta el importe, lo ingresa en Hacienda y debe expedir el certificado correspondiente. El modelo de la AEAT incluye expresamente los rendimientos de actividades profesionales.
Pide un certificado a cada cliente que te haya practicado retenciones y compáralos con tus facturas y datos fiscales. Si el cliente era un particular no obligado a retener o la operación no estaba sujeta a retención, no existe una retención que certificar por ese pago.
Fuentes oficiales consultadas
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Por dónde se tramita
Sin certificado digital ni Cl@ve
No hace falta identificación digital para hacer este tipo de gestiones con la Agencia Tributaria. Si no tienes certificado, tienes estas vías:
- El número de referencia (servicio RENØ) para los trámites de Renta. Se obtiene con tu NIF más el importe de una casilla concreta de tu declaración del año anterior —la propia AEAT te indica cuál— o, si no declaraste, con los 24 dígitos del IBAN de una cuenta tuya que ya conste en sus bases (no vale una de apertura reciente). Te llega por SMS.
- La cita previa, que se pide online sin certificado: basta el NIF y la fecha de validez de tu DNI.
El número de referencia no es único ni permanente. Cada vez que pides uno nuevo, el anterior queda revocado automáticamente. Y su vigencia va desde el inicio de una campaña de Renta hasta el inicio de la siguiente, así que el del año pasado ya no te sirve.
Con identificación digital
- Certificado digital o DNIe.
- Cl@ve PIN, Cl@ve Permanente y Cl@ve Móvil, esta última con app y código QR.
Otras vías
- La app oficial de la Agencia Tributaria.
- La ADI (Administración Digital Integral), que atiende por videollamada y chat.
- El plan «Le Llamamos», para confeccionar la declaración de la Renta por teléfono durante la campaña.
Por teléfono
La AEAT tiene varias líneas según el trámite y cambian con cada campaña, así que no las reproducimos aquí: consúltalas en la página de contacto de la sede para no llamar a un número que ya no atiende lo que buscas.
Presencialmente: En las oficinas de la Agencia Tributaria, con cita previa.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo el certificado de IRPF que el certificado de retenciones?
Depende de cómo se use la expresión. Si se refiere al documento de la empresa o pagador, normalmente se habla del certificado de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF. El certificado tributario de IRPF que expide la AEAT es otro documento: acredita información de la declaración de Renta del contribuyente o, en determinados casos, sus imputaciones de renta.
¿Puedo descargar de la AEAT el certificado de retenciones de mi empresa?
No como una copia del certificado firmado por tu empresa. En la AEAT puedes consultar los rendimientos y retenciones que constan en tus datos fiscales y descargar esa consulta, pero no es el mismo documento que debe expedir el pagador. La AEAT también ofrece certificados tributarios de IRPF, con una finalidad diferente.
¿Cuándo debe entregarme el pagador el certificado?
Debe ponerlo a tu disposición antes de que se abra el plazo de presentación de la declaración del IRPF. La norma no fija en este punto un día concreto de marzo o abril: la fecha depende del comienzo de la campaña correspondiente.
¿Necesito adjuntar el certificado para presentar la Renta?
Renta WEB no exige adjuntar este certificado al presentar la declaración. Aun así, conviene conservarlo y contrastarlo con los datos fiscales y el borrador. Si hay diferencias, no confirmes el borrador sin revisar qué dato es correcto.
¿Cómo consigo el certificado de un ejercicio anterior?
Pide una copia o duplicado al pagador que lo expidió. En la AEAT también puedes consultar los datos fiscales de ejercicios anteriores que estén disponibles, pero esa consulta no convierte el PDF de datos fiscales en el certificado del pagador.
¿Los autónomos y profesionales reciben certificado de retenciones?
Sí, cuando un cliente o pagador les ha satisfecho rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta. El profesional refleja la retención en su factura, pero es el cliente retenedor quien la practica, la ingresa y debe expedir el certificado. Si una factura no estaba sujeta a retención, no habrá certificado por ese pago.